แหล่งรวมซอฟต์แวร์ และบทความไอที สาระน่ารู้ทั่วไปที่น่าสนใจ

Eisenhower Matrix เทคนิคบริหารจัดการเวลาระดับ President

Eisenhower Matrix เทคนิคบริหารจัดการเวลาระดับ President

มนุษย์เงินเดือนปัจจุบันทำงานแข่งกับเวลา ด้วยปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น ทำให้ชั่วโมงการทำงานยิ่งยาวนานตามไปด้วย ยิ่งต้อง Work from home กันนาน ๆ ทั้งฟรีแลนซ์และพนักงานออฟฟิสเองก็ตาม ทำให้ไม่มีเวลาการเข้า-ออกงานที่ตายตัว เช่น เข้างาน 8 โมงเช้า เลิกงาน 5 โมงเย็นอีกต่อไปแล้ว เมื่อเป็นเช่นนี้ การบริหารจัดการเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งมีด้วยกันหลายเทคนิคที่สามารถนำมาใช้จัดการบริหารเวลา แต่อยากแนะนำ Eisenhower Matrix เทคนิคบริหารจัดการเวลาแบบประธานาธิบดี

Eisenhower Matrix หรือ Eisenhower Box ที่เราเรียกว่า เทคนิคการบริหารเวลาแบบประธานาธิบดี เพราะมีที่มาจากอดีตประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา Dwight D.Eisenhower ที่สร้างกรอบการทำงาน โดยการจัดลำดับความสำคัญของงาน เพื่อจัดการกับปริมาณงานมากมายที่มีเข้ามา ด้วยการหยอดชิ้นงานลงในกรอบ

  • ทำเลย

           การจัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องลงมือ “ทำเลย” ไม่สามารถรอได้ เป็นงานที่มีกำหนดเวลาส่ง หรือเป็นงานที่มีฝ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องต้องรอทำต่อจากเรา

  • วางแผน

           การจัดลำดับงาน “วางแผน” จะเป็นงานที่มีความสำคัญเช่นกัน แต่มีระยะเวลาในการทำงาน เช่น มีระยะหนึ่งสัปดาห์ก่อนส่งงาน จึงสามารถทำในภายหลังได้

  • หาคนช่วย

           งานบางชิ้นเราไม่ต้องลงมือทำเอง สามารถมอบหมายงานให้ผู้อื่น หรือยกมือขอความช่วยเหลือได้ เพื่อเป็นการแจกจ่ายงานออกไปจากตัว ถึงอย่างไรก็ตามเราก็ยังต้องติดตามงานอย่างใกล้ชิด

  • ไม่ต้องทำ

           เมื่อเอางานมาแผ่กางออกมา เราจะเห็นว่า งานบางชิ้นงาน เราไม่จำเป็นต้องทำ สามารถลบออกไปจากตารางงานได้เลย เมื่อเราคลี่งานออกมาได้แล้ว ก็ให้จับลงตาราง ดังนี้

  • เร่งด่วน + สำคัญ = ทำเลย

           งานที่มีความเร่งด่วนและมีความสำคัญ เป็นงานที่ต้องทำเลย รอไม่ได้ หากเป็นงานรายวัน ก็จะเป็น Priority work คือต้องทำก่อนเป็นอย่างแรก เช่น มีประชุมกับลูกค้าตอน 10 โมง มีประชุมทีมเวลา บ่าย 3 เป็นต้น

  • ไม่เร่งด่วน + สำคัญ = วางแผน

           ในกรอบงานนี้จะเป็นงานที่ไม่เร่งด่วน แต่เป็นงานที่มีความสำคัญ มีระยะเวลาให้ทำ มีกรอบของเวลาที่ชัดเจน เช่น ต้องส่งรายงานลูกค้าในทุกสิ้นเดือน

  • ไม่สำคัญ + เร่งด่วน = หาคนช่วย

           งานในกรอบนี้จะเป็นงานที่ไม่สำคัญ แต่กลับต้องทำอย่างเร่งด่วน ไม่สามารถรอได้ เช่น มีการประชุมด่วนที่ไม่ได้อยู่ในตารางนัดการประชุม หากเป็นเช่นนี้ คุณสามารถขอความช่วยเหลือให้คนในทีม เข้าประชุมนี้แทนได้

  • ไม่เร่งด่วน + ไม่สำคัญ = ไม่ต้องทำ

           ในกรอบสุดท้ายนี้ เป็นการคัดเอางานที่ไม่จำเป็นอย่างแท้จริงออก เช่น คุณตั้งใจจะเคลียร์อีเมลเก่า ๆ ทิ้ง แต่มีงานที่สำคัญกว่าในกรอบอื่น ๆ คุณก็สามารถตัดงานในกรอบนี้ทิ้งได้